Виконані проєкти

Управління бізнес-процесами, Бізнес

Система електронного архіву sX-Space.Archive

2020 р. (active) Alfresco Community Edition
Опис проєкту

Система зберігання електронних документів, яка забезпечує структуроване надійне зберігання банківських документів відповідно до номенклатури справ, з кількістю користувачів 500 осіб

Функціональні можливості
  • Відправлення документа на архівне зберігання з інформаційних систем банку
  • Реєстрація документів
  • Сканування електронних документів, в тому числі, прямий імпорт в архів, включаючи документи в електронній – цифровим підписом
  • Пошук справ, томів, документів, включаючи повнотекстовий пошук за змістом документів
  • Аудит операцій формування та узгодження актів на знищення, передача справ в підрозділи
  • Формування акту прийому-передачі, акта знищення документів та інших
  • Перетворення документів в незмінний формат PDF-A, розрахований на довгострокове зберігання документів
  • Робота зі справами, томами, документами (конструктор нумерації справ, переформування, закриття, робота зі справами, ведення перехідних справ)
  • Формування та ведення номенклатури справ
  • Конструктор справ відповідно до структури і затверджених положень архівного зберігання, формування зведеної номенклатури справ, справ структурних підрозділів
  • Формування номенклатури на основі номенклатури попередніх років, узгодження номенклатури справ
  • Формування друкованої форми номенклатури справ
  • Видача справ, томів, документів
  • Повернення справ, томів, документів
  • Експорт документів, томів, справ в електронному форматі ASIC, що дозволяє збережуть безпосередньо документи, мета – інформацію, і інформацію, щодо цифрових підписів, згідно з рекомендаціями Європейського союзу
  • Книга обліку надходження та вибуття документів
  • Статистичний звіт в розрізі підрозділів, номенклатури справ, додаткова настройка звітів
  • Завантаження груповий/рольової моделі з зовнішніх систем, підтримка КЕП
  • Конфігурація матриці прав доступу в розрізі оргструктури, ролей, номенклатури справ
  • Підтримка електронного цифрового підпису (ЕЦП) та кваліфікованої Цифрового підпису (КЕП)
Результати впровадження

Впровадження sX-Space.Archive забезпечило структуроване зберігання документів в електронному вигляді, мінімізувала витрати на підтримку паперового архіву, підвищило ефективність роботи з документообігом в цілому, спростило роботу з архівними документами (вилучення, відправка на зберігання)

Система електронного документообігу sX-Space.Business

2020 р. (active) Alfresco Community Edition
Опис проєкту

Система, яка автоматизує вихідні, вхідні, внутрішні документи, а також наказів і протоколів, що об’єднує в собі 500 співробітників

Функціональні можливості
  • Доступ в Особистий кабінет співробітника: агрегація завдань, документів, посилань на зовнішні ресурси, каталог бізнес-процесів
  • Внутрішні документи: внутрішнє листування, обробка заявок, кадрові документи, доповідні записки, внутрішні нормативні документи тощо
  • Конструктор маршрутів узгодження, підписання і виконання документів, настройки контролю виконання (включаючи циклічний)
  • Підтримка шаблонів документів, можливостей спільної роботи над проектом документа
  • Накази і розпорядження: узгодження і підписання, підтримка шаблонів документів, виконання, контроль виконання, ознайомлення
  • Вхідні документи: обробка вхідної кореспонденції, розгляд, виконання (підготовка відповіді), контроль виконання,
  • Вихідні документи: обробка вихідної кореспонденції, зв’язок з вхідним документом, узгодження і підписання, підтримка шаблонів документів
  • Управління та контроль життєвого циклу документів: створення, зберігання, редагування, додавання файлів, управління версіями, реєстрація, узгодження, підписання, виконання, архівування, передача тощо
  • Узгодження документів: паралельне, послідовне, змішане
  • Пошук документів , в т.ч. з урахуванням морфології
Результати впровадження

В результаті впровадження sX-Space.Business автоматизовані основні процеси діловодства, прискорене виконання рутинної роботи співробітниками, мінімізовані ризики помилок при роботі з документами і підвищена виконавська дисципліна. В рамках проєкту забезпечено інтеграція з кадрової системою банку і CRM – системою