Виконані проєкти

Управління бізнес-процесами, Управління документами, Фінансовий сектор

Система електронного документообігу sX-Space.Business

2020 р. (active) Alfresco Community Edition
Опис проекту

Система, яка автоматизує вихідні, вхідні, внутрішні документи, а також накази та протоколи. В рамках проекту реалізовано індивідуальний процес закупівель, який автоматизує роботу з господарськими договорами банку, – підготовку, узгодження заявки, розгляд та затвердження заявки на Тендерний комітет, підготовка договору, рахунки на оплату, контроль виконання

Функціональні можливості
  • Внутрішні документи: внутрішнє листування, обробка заявок, кадрові документи, доповідні записки, внутрішні нормативні документи та ін.
  • Доступ в Особистий кабінет співробітника: агрегація завдань, документів, посилань на зовнішні ресурси, каталог бізнес-процесів
  • Гнучка настройка шаблонів документів з можливістю автоматичного заповнення інформації з картки документа.
  • Конструктор маршрутів узгодження, підписання і виконання документів, настройки контролю виконання (включаючи циклічний)
  • Підтримка шаблонів документів, можливостей спільної роботи над проектом документа .
  • Робота з адміністративними документами : узгодження і підписання, підтримка шаблонів документів, виконання, контроль виконання, ознайомлення
  • Протоколи: обробка нарад, зустрічей, угод, формування питань і рішень, узгодження і підписання, підтримка шаблонів документів, виконання, контроль виконання
  • Вхідні документи: обробка вхідної кореспонденції, розгляд, виконання (підготовка відповіді), контроль виконання, підтримка штрихкодирования
  • Вихідні документи: обробка вихідної кореспонденції, зв’язок з вхідним документом, узгодження і підписання, підтримка шаблонів документів
  • кадровий модуль
  • Управління та контроль життєвого циклу документів: створення, зберігання, редагування, додавання файлів, управління версіями, реєстрація, узгодження, підписання, виконання, архівування, передача і т.д.
  • Заміщення працівника: керівник – помічник і керівник-заступник
  • Узгодження документів: паралельне, послідовне, змішане
  • Розширений пошук документів
Результати впровадження

Автоматизовані основні процеси діловодства, прискорене виконання рутинної роботи співробітниками, мінімізовані ризики помилок при роботі з документами, підвищена виконавська дисципліна.

Портал колегіального органу sX-Space.Board

2020 р. Alfresco Community Edition
Опис проекту

Електронна система, яка автоматизувала роботу 12 колегіальних органів банку, правління, комітети, яка містить також систему голосування для членів правління.

Функціональні можливості
  • Персональний Кабінет користувача – єдиний корпоративний стандарт подання інформації, всі питання доступні в одному кабінеті
  • Формування порядку денного засідання, узгодження з можливістю внесення пропозицій
  • Автоматизація процедури подачі заявок – питання на розгляд, пояснення, обгрунтування, проект рішення
  • Конструювання маршрутів узгодження заявок і засідань
  • Формування протоколу засідання, доведення рішень ради до відома виконавців, автоматизація доручень і контроль стану їх виконання
  • Налаштування повідомлень / нагадувань членам комітету про необхідність прийняття певних рішень або про події, які наближаються
  • Централізований моніторинг дій в системі, журнал аудиту
  • Управління шаблонами документів, довідниками, інструкціями
  • Управління структурою, змістом, правами доступу
  • Багатомовний інтерфейс, підтримка КЕП
  • Електронна підсистема голосування «за», «утриматися» або «проти», надання пропозицій та коментарів до проекту рішення, підведення підсумків
  • Підтримка різних алгоритмів визначення результатів голосування, настройки логіки голосування
Результати впровадження

Впровадження порталу колегіального органу sX-Space.Board забезпечило оперативне розгляд і затвердження стратегічних і управлінських питань керівництвом компанії. Підтримка КЕП і можливість роботи в системі при наявності інтернет-з’єднання браузера, прискорило розгляд актуальних питань безпосередньо з будь-якого місцезнаходження користувача.

Система електронного документообігу sX-Space.Business спільно з порталом колегіального органу sX-Space.Board складають єдиний, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, виконаний з урахуванням брендбуку банку.