Електронний архів документів | sX-Space.Archive – універсальна система зберігання електронних документів, яка дозволяє автоматизувати найбільш критичні функції архівної діяльності, гарантує безпечне, контрольоване і кероване зберігання, пошук та користування різними видами документів. Система забезпечує управління життєвим циклом документа з моменту надходження до закінчення терміну зберігання відповідно до затверджених правил організації.

Впровадження Електронного архіву документів | sX-Space.Archive  забезпечить структуроване зберігання документів в електронному вигляді, мінімізує витрати на підтримку паперового архіву, унеможливіть ризики втрати, псування документів та підвищить ефективність роботи з документообігом в цілому.

Функціональні можливості:

Загальні функції
  • Публікація документів в архів засобами вебклієнту або через інтеграційні механізмі з будь-якої з інформаційних систем підприємства
  • Реєстрація документів
  • Сканування паперових документів (у тому числі – підтримка поточного сканування ), друк бар-кодів/QR-кодів, імпорт в архів електронних документів, включаючи документи з цифровим підписом
  • Пошук справ, томів, документів, включаючи повнотекстовий пошук по змісту документів
  • Аудит операцій, формування та погодження актів на знищення, передача справ в підрозділи
  • Формування акту прийому-передачі, акту знищення документів та інших документів
  • Підтримка перетворення документів в незмінний формат(PDF-А), розрахований на довгострокове зберігання документів
Робота зі справами, томами, документами
  • Картки справ, томів, документів, друковані форми карток
  • Конструктор нумерації справ
  • Переформування справ, закриття справ, робота зі справами, ведення перехідних справ
  • Формування та узгодження описів
Формування та ведення номенклатури справ
  • Конструктор справ згідно структури та затверджених положень архівного зберігання, формування зведеної номенклатури справ, справ структурних підрозділів
  • Формування номенклатури на основі номенклатури попередніх років, узгодження номенклатури справ
  • Формування друкованої форми номенклатури справ
Видача та повернення
  • Видача справ / томів / документів
  • Повернення справ / томів / документів
  • Експорт документів, томів, справ у електронному форматі ASIC, що дозволяє зберігати безпоседеньо документи, мета-інформацію та інформацію щодо цифрових підписів. Є рекомендованим форматом для обміну документами в Европейскому Союзі
Звіти
  • Книга обліку надходжень і вибуття документів
  • Статистичний звіт в розрізі підрозділів, номенклатури справ, додаткове налаштування звітів, можливість підключення дизайнера звітів
Рольова модель / модель безпеки
  • Завантаження груповий / рольової моделі із зовнішніх систем, синхронізація з каталогами LDAP/Active Directory підприємства
  • Конфігурується матриці прав доступу в розрізі організаційної структури, ролей, номенклатури справ
  • Підтримка Електронного Цифрового Підпису (ЕЦП) та Кваліфікованого Цифрового підпису(КЕП)

Переваги системи:

sX-Space.Archive
Широкі можливості з налаштування рішення та його розвитку: розробка власних процесів, звітів та форм без програмування
sX-Space.Archive
Потужні інтеграційні можливості: sX-Space.Archive може бути інтегрованим з будь-якими системами та порталами, що підтримують інструменти інтеграції, наприклад, системою електронного документообігу, ЦНАП, кабінетом мешканця, системою петицій, зовнішнім і внутрішнім порталами
sX-Space.Archive
Можливість розміщення системи в хмарі або на серверах замовника
sX-Space.Archive
Криптографічний захист даних, підтримка кваліфікованого електронного підпису
Згода на збір, обробку та зберігання ваших персональних даних та файлів cookie
Дані використовуються для більш ефективної роботи з нашим веб-сайтом, та статистики використання веб-сайту відвідувачами. Інформацію щодо використання ваших даних ви можете знайти на сторінці «Політики конфіденційності» та «Файлів Cookie»
Зв’язатися з нами Зв’язатися з нами