База знань – це автоматизована система створення, погодження, публікації та структурованого зберігання всіх нормативно-довідкових матеріалів компанії.

Продукт дозволяє забезпечити зручний доступ співробітникам до актуальних версії нормативно-правових та розпорядчих документів, довідкової інформації, навчальних матеріалів, типових шаблонів тощо.

Повністю автоматизовано життєвий цикл документів – створення, узгодження, публікація, вивід з обігу; інтеграція з системою документообігу дозволяє публікувати узгоджені документи певних типів до Дерева знань.

Впровадження Бази знань дозволяє суттєво скоротити час, необхідний співробітникам для пошуку актуальної нормативної, розпорядчої, довідкової, навчальної інформації та значно поліпшити якість внутрішніх та виробничих процесів завдяки організації централізованого накопичення та повторного використання знань всередині компанії.

Функціональні можливості:

Багаторівневе сховище нормативно-довідкової документації з гнучким розмежуванням прав доступу до документів залежно від ролі й посади співробітника, виду документа (публічний або непублічний), його типу та стану

Створення нормативно-довідкових документів за шаблонами з автоматичним заповненням полів шаблону на підставі інформації, внесеної в електронну форму документа

Автоматична публікація затвердженого в системі документообігу документу (наприклад, наказу, розпорядження тощо) в відповідному місці структури Дерева знань залежно від атрибутів документа

Підтримка власних процесів погодження та публікації документів безпосередньо у Дереві знань, можливість підписання погоджених документів КЕП та ЕЦП

Можливість зберігання пакетів документів різних типів (Word, PDF, Excel, PowerPoint, Visio) у межах одного нормативно-довідкового документа. Функціонал автоматичного створення незмінних копій електронних документів, у тому числі – у форматі, призначеному для довгострокового зберігання (PDF/А)

Перегляд електронних документів будь-яких форматів безпосередньо з картки документу, без необхідності встановлення додаткового програмного забезпечення. Можливість заборонити для певних типів документів зберігати їх на комп’ютерах користувачів, дозволивши тільки перегляд змісту у вебінтерфейсі

Інтеграція з іншими інформаційними Системами, можливість публікації документів, наприклад, на внутрішньому/зовнішньому порталах організації після проходження процесу погодження

Функціонал двосторонніх зав’язків (посилань) між різними документами

Система автоматичного контролю за термінами актуальності документів. Можливість автоматичної розсилки повідомлень і завдань відповідальним співробітникам після закінчення терміну актуальності документа

Наявність повноцінного тонкого клієнту зі зручним дизайном, адаптованого для роботи на мобільних пристроях

Потужні можливості пошуку та навігації - багатокритеріальний пошук за атрибутами (включаючи пошук по змісту документа), навігація за ієрархією Дерева знань та за «хмарою тегів». Експорт результатів пошуку в Excel

Переваги системи:

База знань
Зручний вебінтерфейс, адаптований для роботи на мобільних пристроях
База знань
Наявність мобільних клієнтів для платформ Android та iOS з підтримкою офлайн-режиму роботи(без доступу до Системи)
База знань
Можливість розгортання рішення як у хмарі, так і у власних датацентрах Замовника
База знань
Повноцінна система керування документами - версіонування, гнучке налаштування прав доступу, підтримка перетворення документів в незмінний формат
База знань
Потужні можливості налаштування Системи для бізнес-адміністраторів - керування структурою дерева, наборами атрибутів, правами доступу
База знань
Гнучкі інтеграційні можливості (повноцінне REST API), що дозволяють як публікувати в Дерева знань документи, так і отримувати доступ до документів із зовнішніх систем
Згода на збір, обробку та зберігання ваших персональних даних та файлів cookie
Дані використовуються для більш ефективної роботи з нашим веб-сайтом, та статистики використання веб-сайту відвідувачами. Інформацію щодо використання ваших даних ви можете знайти на сторінці «Політики конфіденційності» та «Файлів Cookie»
Зв’язатися з нами Зв’язатися з нами